Consulter son CPA
Avant de s’incorporer, il est préférable de faire part des objectifs de l’entreprise à son comptable professionnel agréé qui saura déterminer avec le notaire la structure adéquate pour les besoins de l’entreprise et des dirigeants. Ils pourront ainsi tous deux préparer un modèle de capital-actions adapté à la situation.
Immatriculer l’entreprise
Au Québec, la dénomination sociale d’une entreprise doit obligatoirement être en français. L’usage veut que l’on fasse une demande de réservation auprès du Registraire des Entreprises du Québec ce qui permet à la fois de vérifier que l’on peut exploiter la dénomination sociale choisie et qu’elle est libre. Ensuite, une fois que les statuts de constitution sont finalisés, ceux-ci sont à publier auprès de ce même organisme. Ils doivent être déposés, accompagnés des documents associés et du formulaire d’inscription et du montant des frais. À réception du certificat de constitution, le déclarant dispose d’un délai de deux mois pour déposer la déclaration initiale indiquant l’identité des administrateurs et des actionnaires, l’adresse de la compagnie, et le secteur d’activité.
Obtenir les numéros de la compagnie
Pour exploiter une entreprise, plusieurs numéros sont nécessaires.
- Le NEQ, Numéro d’Entreprise du Québec : composé de dix chiffres, le NEQ est attribué automatiquement dès que l’entreprise est immatriculée et permet de faciliter les échanges avec les différents organismes et ministères du gouvernement du Québec.
- Les numéros de NE, de NEQ, de TPS, de TVQ et d’employeur sont consultables en ligne quasiment immédiatement. Le numéro d’employeur au fédéral s’obtient également par internet.
S’inscrire à la CSST et se renseigner sur les normes du travail
À partir du moment où l’entreprise emploie un salarié, même à temps partiel, elle doit être inscrite à la Commission de la Santé et de la Sécurité du Travail et verser une cotisation. Ces démarches peuvent se faire aux bureaux de la CSST ou en ligne. L’employeur est en outre tenu de connaître la législation en vigueur et notamment les salaires minima ainsi que les horaires et les congés légaux. Ces renseignements peuvent être obtenus auprès de la Commission des Normes du Travail à laquelle il convient également de verser des contributions.
Préparer une convention d’actionnaires
Bien qu’elle n’ait pas de caractère obligatoire, il est préférable d’établir une convention entre actionnaires. Cela permet de régir les relations, notamment en cas de conflit ultérieur, si un des associés veut partir, si la société fait faillite ou en cas de décès d’un actionnaire.
Prévenir ses créanciers lorsqu’on était indépendant
Lors de l’incorporation, les biens qui étaient jusqu’alors détenus à titre personnel deviennent propriété de l’entreprise. Or, ceux-ci sont certainement grevés d’une garantie au profit d’une banque si des emprunts ont été contractés pour financer des biens d’entreprise. Afin de ne pas se mettre en défaut, il convient donc d’aviser les institutions financières qui détiennent des garanties afin qu’elles soient informées du projet d’incorporation et qu’elles puissent procéder aux modifications des conventions de crédit.
Faire une incorporation d’entreprise comporte des étapes obligatoires incontournables. Mais il est important de ne pas négliger non plus les autres démarches qui permettent de préparer la manière dont sera régie l’entreprise à l’avenir et d’anticiper les problèmes.