À la fois obligation légale et outil de gestion de l’entreprise, la tenue de livre se doit d’être effectuée rigoureusement, que ce soit par un comptable ou une personne de la compagnie. Mais que cela implique-t-il précisément pour les petites entreprises ?
Les obligations légales
Au Québec, chaque entreprise doit tenir des registres à jour sur support papier ou électronique et les conserver à la disposition des autorités compétences pendant six ans. À tout moment, ils peuvent être réclamés par Revenu Québec pour vérification et doivent être mis à leur disposition dans un délai raisonnable.
Si la forme des livres n’est pas imposée, les informations qui y sont contenues doivent permettre de vérifier :
- les revenus et les dépenses de l’entreprise, à rapprocher des encaissements et décaissements ;
- les montants encaissés au titre de la TPS et de la TVQ ;
- les montants de taxes payés, les demandes de crédit ou remboursement de taxe sur les intrants ;
- les informations utiles ayant servi au calcul de retenues à la source et les cotisations d’employeur.
En parallèle, les justificatifs doivent également être conservés pendant six ans. Il s’agit :
- des relevés quotidiens de chiffre d’affaires, des factures, des rubans de caisse enregistreuse et des relevés journaliers de terminaux de paiement par cartes bancaires ;
- des relevés quotidiens des dépenses, des chèques, des chèques annulés, des relevés de cartes bancaires et des reçus ;
- des relevés de kilométrages pour chaque automobiliste combinant un usage professionnel et un usage personnel avec un même véhicule ;
- des justificatifs concernant les déplacements ;
- des justificatifs concernant les immobilisations ;
- du registre des employés, avec indication de leur salaire et des retenues effectuées pour chacun ;
- les documents relatifs aux impôts perçus ou payés.
Les différents systèmes de comptabilité
Il existe plusieurs systèmes de comptabilisation qui sont à apprécier en fonction des besoins de l’entreprise.
- La comptabilité en partie simple ou comptabilité de caisse : les transactions ne sont enregistrées qu’une fois, soit sous forme de dépenses, soit sous forme de revenus. Par souci de clarté, les entrées sont regroupées dans un tableau tenant sur une page, appelé le journal des revenus, et les sorties sur une autre, que l’on appelle le journal des dépenses.
- La comptabilité à partie double ou comptabilité d’exercice : les transactions sont enregistrées deux fois, une fois au crédit et une fois au débit.
Quel que soit le genre de tenue de livres retenu, le système doit être fiable, précis, cohérent, facile à utiliser et à comprendre, afin de permettre d’accéder aisément et à tout moment aux informations nécessaires. Des procédures de contrôle des écritures comptables doivent être mises en place, et en premier lieu le rapprochement bancaire qui permet de comparer les écritures de la banque avec celles enregistrées dans la comptabilité. Il s’effectue au minimum une fois par mois à réception du relevé de banque.
La comptabilité peut être tenue sous forme de feuilles de calcul, mais ce système est relativement lourd, les fonctionnalités limitées et une partie des erreurs n’est détectable qu’à la fin de l’année, c’est-à-dire au moment de sortir les états financiers. A contrario, les logiciels de comptabilité permettent de gagner du temps, de limiter les erreurs, de calculer automatiquement les taxes et de faire des prévisions financières précises. Aujourd’hui, la plupart sont accessibles en ligne et beaucoup sont gratuits ou peu coûteux.
Une bonne tenue de livres permet, certes, de satisfaire aux obligations légales, mais c’est également un outil de gestion indispensable. En suivant rigoureusement sa comptabilité, on connaît les performances de son entreprise en détail et en temps réel. Il est ainsi possible de les comparer avec les résultats des périodes passées, de faire des prévisions et prendre des décisions éclairées.